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Compliance Management | Einführung Hinweisgebersystem

Der Deutsche Bundestag hat das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) verabschiedet. 

Nach diesem Gesetz sind alle Unternehmen, die mindestens 50 Personen regelmäßig beschäftigen, zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet.
An diese Meldestelle können Mitarbeiter z.B. Verstöße gegen Strafvorschriften, bußgeldbewährte Verstöße d.h. Verstöße gegen allgemein geltendes Recht gemeldet werden.
Bei Baumit ist dies für alle Unternehmen (d.h. auch für die Sakret GmbH und Diessner) die zentral eingerichtete Compliance-Meldestelle. An diese Meldestelle können sich alle Beschäftigten von Baumit, der Tochterfirmen einschließlich der beschäftigten Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer ebenso wie externe Personen (z.B. Lieferanten, Kunden) mit Eingaben wenden.

Es müssen durch die Unternehmen leicht zugängliche Meldekanäle und klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereitgehalten werden. Bei Baumit setzen wir diese wie folgt um: 

Meldungen

Der einfachste Weg für Meldungen ist die Nutzung des eingerichteten digitalen Meldeportals unter www.baumit.de/hinweisgebersystem oder im „ISI“-Portal unter „Compliance“. Meldungen können hier sowohl offen als auch anonym erfolgen. Sie können aber auch schriftlich oder/und mündlich an die Meldestelle abgegeben werden.  Die Meldestelle ist wie folgt zu erreichen:

schriftlich:
Baumit GmbH
Hinweisgeber Meldestelle 
Reckenberg 12
87541 Bad Hindelang

oder

Telefonisch: 08324/921-1060

Die Aufgaben der Meldestelle nimmt Frau Schäfler wahr, sie wird dabei von unserem externen Compliance Anwalt Prof. Dr. Zwecker unterstützt.

Auf Wunsch der hinweisgebenden Person kann die Meldung auch im Rahmen einer Zusammenkunft mit einem/r MitarbeiterIn der Meldestelle erfolgen; ein entsprechender Termin wird der hinweisgebenden Person innerhalb von fünf Arbeitstagen ab Anzeige eines solchen Verlangens eingeräumt.

Die Meldestelle bestätigt den Eingang jeder Meldung gegenüber der hinweisgebenden Person innerhalb von sieben Kalendertagen nach Eingang der Meldung.

Es besteht für Baumit die gesetzliche Verpflichtung zur Dokumentation aller eingehenden Meldungen unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 11 Abs. 1 HinSchG). Eine Dokumentation von Meldungen im Rahmen von Gesprächen kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung oder durch vollständige und genaue Niederschrift erfolgen, jedoch nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person. Ihr ist Gelegenheit zu geben, das Gesprächsprotokoll zu überprüfen, dieses ggf. zu korrigieren und durch Unterschrift zu bestätigen.

Vertraulichkeit

Für das Meldeverfahren und die Folgemaßnahmen ist die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und Dritter, die in der Meldung erwähnt sind, zu wahren (§ 8 HinSchG). Ebenso bleibt die Identität betroffener Personen während der Dauer einer durch die Meldung oder Offenlegung ausgelösten Untersuchung geschützt.

Die Meldestelle stellt sicher, dass nicht befugte Personen, d.h. alle juristischen und natürlichen Personen, die nicht für die Entgegennahme von Meldungen und das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind und die keinen gesetzlichen Informationsanspruch haben, keinen Zugriff auf Informationen zum Inhalt des Meldeverfahrens und zu den Folgemaßnahmen haben. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden oder der betroffenen Personen direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot bestehen jedoch in den Fällen des § 9 HinSchG, wonach unter anderem die Identität einer hinweisgebenden Person nicht geschützt ist, wenn diese vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.

Bearbeitungsverfahren für Meldungen

Die Meldestelle prüft jeden gemeldeten Sachverhalt unverzüglich und leitet die erforderlichen und zumutbaren Folgemaßnahmen ein. Hierzu zählen Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und ggf. zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, u.a. durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder der Abschluss des Verfahrens. Bei Bedarf werden weitere Informationen bei der hinweisgebenden Person erfragt. 

Die betroffenen Personen werden unverzüglich über die Vorwürfe informiert und zu dem Vorwurf befragt, soweit die Aufklärung des gemeldeten Verstoßes hierdurch nicht wesentlich beeinträchtigt oder gefährdet wird. 

Ist eine Meldung offensichtlich unbegründet oder wurde sie offensichtlich ausschließlich aus denunziatorischen Motiven abgegeben oder handelt es sich um einen Bagatellfall, wird keine weitere Untersuchung veranlasst; es bestehen lediglich die Dokumentationspflichten.

Die Meldestelle verfasst zu jeder Meldung einen Bericht an die Geschäftsleitung über den Verstoß, das Ergebnis der Prüfung und die empfohlene Maßnahme einschließlich der hierfür erforderlichen Schritte und des Zeitplans in Reaktion auf das Ergebnis. 

Die hinweisgebende Person wird über das Ergebnis der Prüfung des gemeldeten Verstoßes und die hierauf etwaig eingeleitete Maßnahme informiert. Dies gilt nicht, sofern und soweit der Information rechtliche, insbesondere datenschutzrechtliche, Einwände entgegenstehen. Erfolgt die Meldung anonym, erfolgt die Information ausschließlich über das Fallpostfach des Hinweisgebersystems.

Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person hat innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung zu erfolgen (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie etwaig bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Die Pflicht zur Rückmeldung gilt auch dann, wenn bei längeren Untersuchungen nach Ablauf von drei Monaten noch kein Ergebnis der Prüfung vorliegt. In dem Fall beschränkt sich die Rückmeldung auf eine Information über den aktuellen Stand der Ermittlungen.

Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Schutz hinweisgebender Personen

Beschäftigte, die Meldungen nach den vorgenannten gesetzlichen Maßgaben machen, dürfen aus diesem Grund keinen Repressalien oder deren Androhung ausgesetzt sein. Dies gilt entsprechend für hinweisgebende Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer.

Der Schutz hinweisgebender Personen setzt jedoch voraus, dass diese zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen (§ 33 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG).

Sanktionen

Beschäftigte, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden, müssen mit arbeitsrechtlichen Sanktionen, insbesondere mit der Abmahnung oder der Kündigung rechnen. Vor einer Meldung müssen hinweisgebende Personen alle ihnen zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um zu prüfen, ob ein hinreichender Grund zu der Annahme besteht, dass die der Meldung zugrundeliegenden Informationen der Wahrheit entsprechen. Ist dies der Fall, so sind alle Beschäftigten aufgerufen, Rechtsverstöße sowie Verstöße gegen Grundsätze und Verfahren des Arbeitgebers zu melden.